Hilfe
Hilfe & Anleitungen
Was Sie im Mitgliederbereich tun können – Schritt für Schritt erklärt, mit einem kurzen Video für jede Aufgabe im Verein.
Pächterinnen und Pächter mit Zugang zum Mitgliederbereich
Für Mitglieder
Im Mitgliederbereich finden Sie Ihre Rechnungen und Unterlagen, melden sich für Arbeitseinsätze an, schreiben dem Vorstand und mieten das Vereinshaus oder den Anhänger. Sie brauchen dafür nur einen Browser – auf dem Computer, dem Tablet oder dem Handy.
Anmelden
- Den Zugang richtet der Vorstand für Sie ein. Sie bekommen eine E-Mail mit einem Link. Über diesen Link legen Sie Ihr Passwort fest.
- Selbst registrieren kann man sich nicht. Wenn Sie noch keinen Zugang haben, schreiben Sie dem Vorstand.
- Zum Anmelden öffnen Sie auf der Website des Vereins die Seite /login, geben Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken auf „Anmelden“. Unten auf jeder Seite der Website finden Sie auch den Link „Mitgliederbereich“.
Mein Konto – Ihre Startseite
- Nach der Anmeldung sehen Sie „Mein Konto“. Oben stehen Ihre Parzelle, Ihre Mitgliedsnummer und ein offener Betrag, falls es einen gibt.
- Unter „Meine Rechnungen“ öffnen Sie jede Rechnung mit „Öffnen / PDF“. Dort können Sie sie auch drucken oder speichern.
- Unter „Meine Dokumente“ liegen Unterlagen vom Vorstand: für alle Mitglieder, für Ihre Gruppe oder nur für Sie. Ihre eigenen sind mit „Persönlich“ markiert.
- Unter „Meine Mitgliedsdaten“ sehen Sie, was der Verein über Sie gespeichert hat. Stimmt etwas nicht, schreiben Sie an info@kga-dranse.de.
Aushänge und Termine
- Aushänge, Termine und Neuigkeiten stehen auf der Website des Vereins unter „Aushänge“, „Termine“ und „Aktuelles“.
- Wenn Sie angemeldet sind, sehen Sie dort zusätzlich alles, was mit „Nur für Mitglieder“ markiert ist, zum Beispiel Protokolle oder die Liste der Wegewarte.
Postfach
- Im „Postfach“ lesen Sie die Mitteilungen des Vorstands.
- Mit „Neues Anliegen“ schreiben Sie dem Vorstand: Wählen Sie die Art (Schaden / Problem, Frage, Antrag oder Sonstiges), geben Sie einen Betreff und Ihre Nachricht ein. Mit „Foto / Datei anhängen“ fügen Sie bis zu fünf Fotos oder Dateien hinzu. Dann klicken Sie auf „Senden“.
- Die Antwort des Vorstands erscheint in derselben Unterhaltung. Auf Mitteilungen an alle Mitglieder kann man nicht antworten – schreiben Sie dafür ein neues Anliegen.
Arbeitseinsätze
- Unter „Arbeitseinsätze“ sehen Sie das Stundenkonto Ihrer Parzelle: wie viele Stunden geleistet sind und wie viele noch fehlen. Alle Mitglieder einer Parzelle teilen sich ein Stundenkonto.
- Im Kalender zeigt ein Stern (★) die Einsätze, bei denen noch Plätze frei sind. Mit „Ich komme“ melden Sie sich an. Ist ein Einsatz voll, können Sie sich mit „Auf die Warteliste“ eintragen.
- Ihre Anmeldung steht zuerst auf „Angefragt“. Sobald der Vorstand sie bestätigt, steht dort „Bestätigt“ und Sie bekommen eine E-Mail. Mit „In den Kalender“ übernehmen Sie den Termin in Ihren Kalender.
- Können Sie doch nicht kommen, klicken Sie vor Beginn auf „Absagen“.
- Ihre Stunden tragen Sie nicht selbst ein: Die Einsatzleitung oder der Vorstand hakt ab, wer da war. Die Stunden werden dann Ihrer Parzelle gutgeschrieben.
- Was am Jahresende an Stunden fehlt, wird als Ersatzgeld berechnet. Den Betrag sehen Sie auf der Seite.
Vereinshaus und Anhänger mieten
- Unter „Vereinshaus mieten“ wählen Sie oben „Vereinshaus“ oder „Anhänger“. Den Anhänger können nur Mitglieder mieten.
- Tippen Sie im Kalender den ersten und den letzten Tag an. Belegte Tage sind gesperrt. Eine Buchung geht über höchstens 14 Tage.
- Geben Sie den Anlass ein (Pflichtfeld), die Personenzahl und – beim Vereinshaus – die Übernachtungen. Unter „Voraussichtliche Miete“ sehen Sie den Preis nach dem Miettarif.
- Klicken Sie auf „Anfrage senden“. Der Vorstand sagt zu oder ab, Sie werden benachrichtigt. Unter „Meine Buchungen“ sehen Sie den Stand: Angefragt, Bestätigt, Abgesagt oder Storniert.
- Bis zum ersten Tag können Sie eine Buchung mit „Stornieren“ zurücknehmen.
Einstellungen
- Unter „Profil“ ändern Sie Ihren Namen. Ihre E-Mail-Adresse kann nur der Vorstand ändern.
- Unter „Sicherheit“ ändern Sie Ihr Passwort, schalten die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein, richten einen Passkey ein oder melden Ihr Konto auf allen anderen Geräten ab.
- Unter „Darstellung“ wählen Sie ein helles oder dunkles Design und die Sprache des Mitgliederbereichs (Deutsch, Englisch oder Französisch).
Mitglieder, die einen Arbeitseinsatz leiten
Für die Einsatzleitung
Der Vorstand kann Sie bei einem Arbeitseinsatz als Einsatzleitung eintragen. Das ist keine eigene Rolle: Sie bleiben Mitglied und können nur bei Ihrem Einsatz festhalten, wer da war, Fotos hinzufügen und den Einsatz abschließen – ohne Zugang zum Vorstandsbereich.
Ihren Einsatz öffnen
- Gehen Sie zu „Arbeitseinsätze“. Dort steht die Karte „Diese Einsätze leiten Sie“.
- Klicken Sie bei Ihrem Einsatz auf „Anwesenheit erfassen“.
Aufgaben und Fotos
- Oben stehen die Aufgaben für den Tag. Mit dem Stift („Aufgaben bearbeiten“) ändern Sie den Text.
- Mit „Foto vorher hinzufügen“ und „Foto nachher hinzufügen“ zeigen Sie, was gemacht wurde – bis zu zwölf Fotos je Abschnitt.
Anwesenheit erfassen
- Unter „Wer war da?“ klicken Sie bei jeder Person auf „Anwesend“ oder „Nicht erschienen“.
- Das geht ab zwölf Stunden vor Beginn bis 14 Tage nach dem Einsatz.
- Für jede anwesende Person wird die Dauer des Einsatzes dem Stundenkonto ihrer Parzelle gutgeschrieben.
- Ist jemand ohne Anmeldung gekommen? Klicken Sie auf „Person hinzufügen“, suchen Sie Name oder Parzelle und tragen Sie die Person mit „Anwesend“ ein.
Einsatz abschließen
- Klicken Sie oben auf „Einsatz abschließen“ und schreiben Sie unter „Bericht“ kurz, was gemacht wurde.
- Auf Wunsch werden alle, die noch nicht markiert sind, als „nicht erschienen“ gewertet.
- Mit „Abschließen“ ist der Einsatz fertig. Danach kann nur noch der Vorstand etwas ändern oder den Einsatz wieder öffnen.
Mitglieder, die Beiträge, Aushänge und Termine für die Website schreiben
Für die Redaktion
Mit der Rolle „Redaktion“ schreiben Sie für die Website des Vereins: Blog-Beiträge (Aktuelles), Aushänge für das Schwarze Brett und Termine. Die Rolle schaltet die technische Verwaltung auf Wunsch des Vorstands frei.
Die Redaktion im Menü
- Im Menü links finden Sie unter „Redaktion“ die Listen „Blog“, „Aushänge“ und „Termine“.
- Jede Liste zeigt, was veröffentlicht ist, was noch ein Entwurf ist und was nur für Mitglieder sichtbar ist.
Neu anlegen
- Klicken Sie auf „Neuer Beitrag“, „Neuer Aushang“ oder „Neuer Termin“.
- Geben Sie einen Titel und eine Kurzbeschreibung ein. Die Adresse der Seite wird aus dem Titel vorgeschlagen.
- Bei Terminen kommen Datum, Uhrzeit, Art und Ort dazu.
Text, Bilder und Dateien
- Schreiben Sie den Text in das Feld „Text“. Unter „Vorschau“ sehen Sie, wie er aussieht.
- Mit „Block hinzufügen“ ergänzen Sie eine Hinweis-Box, eine Frist, ein Bild oder eine Datei zum Herunterladen.
- Unter „Titelbild“ wählen Sie mit „Bild auswählen“ ein Foto. Querformat wirkt am besten; große Fotos werden automatisch verkleinert.
Wer darf es sehen?
- Unter „Sichtbar für“ wählen Sie „Alle Besucher“ (öffentlich im Internet) oder „Nur angemeldete Mitglieder“.
- „Oben anheften“ stellt einen Beitrag vor alle anderen, auch auf der Startseite.
- Bei Aushängen legen Sie mit „Gültig bis“ fest, wann der Aushang von selbst verschwindet. Leer bedeutet: unbegrenzt.
Speichern und veröffentlichen
- „Als Entwurf speichern“ sichert Ihre Arbeit, ohne dass jemand sie sieht.
- „Veröffentlichen“ stellt den Beitrag auf die Website. Später ändern Sie ihn und klicken auf „Änderungen veröffentlichen“.
- Mit „Zurückziehen (Entwurf)“ nehmen Sie einen Beitrag wieder von der Website. „Auf der Website ansehen“ zeigt ihn so, wie Besucher ihn sehen.
Vorstandsmitglieder mit Zugang zum Bereich „Admin“
Für den Vorstand
Als Vorstand sehen Sie im Menü zusätzlich die Bereiche „Redaktion“ und „Admin“. Dort verwalten Sie Mitglieder, Postfach, Arbeitseinsätze, Vermietung, Rechnungen und Dokumente.
Sicher anmelden: Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Gehen Sie zu „Einstellungen“ → „Sicherheit“ und klicken Sie auf „Zwei-Faktor aktivieren“.
- Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App auf Ihrem Handy und geben Sie den sechsstelligen Code ein.
- Speichern Sie die Backup-Codes (zum Beispiel mit „.txt herunterladen“) an einem sicheren Ort. Damit kommen Sie hinein, wenn das Handy verloren geht.
- Bei jeder Anmeldung geben Sie danach zusätzlich den Code aus der App ein. Auf Ihrem eigenen Gerät können Sie „Diesem Gerät 30 Tage vertrauen“ ankreuzen.
- Die Plattform kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Vorstand verpflichtend machen. Dann öffnet sich der Bereich „Admin“ erst, wenn sie eingerichtet ist.
Mitglieder
- Unter „Mitglieder“ legen Sie mit „Neues Mitglied“ Pächterinnen und Pächter an und suchen nach Name, Parzelle, Nummer oder E-Mail.
- Über das Menü einer Zeile: „Bearbeiten“, „Neue Rechnung“, „Rechnungen anzeigen“, „Zugang einladen“ bzw. „Einladung erneut senden“, „Zugang entfernen“ und „Löschen“.
- „Zugang einladen“ schickt dem Mitglied eine E-Mail, mit der es sein Passwort festlegt.
Postfach
- Unter „Anliegen“ stehen die Nachrichten der Mitglieder. Setzen Sie den Stand auf „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“.
- Mit „Neue Mitteilung“ schreiben Sie allen Mitgliedern, einer Gruppe oder einem Mitglied – auf Wunsch zusätzlich per E-Mail. Sie sehen, wie viele Mitglieder die Mitteilung gelesen haben.
- Mit „Anliegen an Mitglied“ schreiben Sie einem Mitglied, das antworten kann – zum Beispiel nach der Gartenbegehung.
Arbeitseinsätze
- Mit „Neuer Arbeitseinsatz“ legen Sie Datum, Dauer, Plätze und Treffpunkt fest und wählen auf Wunsch eine Einsatzleitung. „Veröffentlichen“ benachrichtigt alle Mitglieder.
- Anmeldungen bestätigen oder lehnen Sie im Einsatz mit „Bestätigen“ oder „Ablehnen“ ab. Mit „Eintragen“ melden Sie ein Mitglied selbst an.
- Unter „Stundenkonten“ sehen Sie die Stunden jeder Parzelle. Mit „Stunden gutschreiben“ tragen Sie Vereinsarbeit nach, zum Beispiel die Stunden der Einsatzleitung.
- Unter „Ämter“ und „Regel“ legen Sie fest, wer welche Stunden angerechnet bekommt und wie viele Stunden im Jahr gelten.
Vermietung
- Unter „Vermietung“ sehen Sie alle Buchungen von Vereinshaus und Anhänger im Kalender, zusammen mit Arbeitseinsätzen und Terminen.
- Oben stehen die „Offenen Anfragen“. Überschneidet sich eine Anfrage mit einer anderen, steht ein Hinweis dabei.
- Klicken Sie auf eine Anfrage, schreiben Sie auf Wunsch eine Nachricht an den Mieter und klicken Sie auf „Zusagen“ oder „Absagen“. Das Mitglied wird benachrichtigt.
- Mit „Neue Buchung“ tragen Sie selbst eine Buchung ein – für ein Mitglied oder ein Nicht-Mitglied (Name und Telefon oder E-Mail). Den Preis können Sie anpassen; leer bedeutet: nach Miettarif. Mit „Direkt bestätigen“ ist der Termin sofort fest.
Rechnungen
- „Neue Rechnung“ legt einen Entwurf an. Erst mit „Ausstellen“ bekommt die Rechnung eine Nummer und das Mitglied sieht sie.
- „Sammelrechnung“ legt für jedes aktive Mitglied einen Entwurf an, zum Beispiel für die Jahrespacht.
- Mit „PDF hochladen“ übernehmen Sie Rechnungen aus einem anderen Programm: Angaben prüfen, dann „Rechnung speichern“.
- In einer Rechnung: „Als bezahlt markieren“, „Zahlung zurücknehmen“ oder „Stornieren“.
Dokumente
- Mit „Dokument hochladen“ stellen Sie PDF-, Word- oder Excel-Dateien und Fotos bis 20 MB bereit und wählen eine Kategorie.
- Unter „Sichtbar für“ wählen Sie „Öffentlich (Website)“, „Alle Mitglieder“, „Eine Gruppe“ oder „Ein Mitglied“. Gruppen legen Sie im Reiter „Gruppen“ an.
- Auf Wunsch bekommen die betroffenen Mitglieder eine E-Mail mit einem Link.
Benutzer und Audit-Protokoll
- Benutzerkonten mit Rollen und das Audit-Protokoll gehören zur technischen Verwaltung (Menü „System“). Sie sind nur für Superadmins sichtbar, nicht für den Vorstand.
- Braucht ein Mitglied eine andere Rolle, zum Beispiel „Redaktion“, wenden Sie sich an die technische Verwaltung.
Für alle
Häufige Fragen
Noch Fragen?
Der Vorstand hilft Ihnen gern – per E-Mail oder über das Kontaktformular.